首先,如果任务有截止日期,那么按照截止日期的早晚安排任务,先做最早截止的。比如我准备写一个12个月连载的专栏,那就应该按照发表顺序写。
其次,如果有任务不能按时完成,那么按照截止日期顺序完成任务。这可以确保让拖延的最久的任务拖延时间最小化。每个任务都会拖延一点,但所有的任务都不会拖得太久。这叫最近截止目标法
第三,如果目标是在多个任务中尽量多完成,那就要换个方法。
试想冰箱里有很多水果,各自有到期日。目标是尽可能在过期之前把水果都吃掉,或者尽可能减少扔掉水果的个数。
先采用最近截止日期法,即按照理论过期时间吃哪个最先过期就最先吃那个。同时,扔掉剩下的水果中最大的,因这吃它需要花最长时间。比如冰箱里有个大西瓜,先扔掉它。
然后继续按照最近截止日期法吃,过几天再次发现吃不完的水果很多,那么扔掉剩下的水果里最大的。
对应到任务,如果你想要尽可能按时完成,那就应该先放弃那个占时间最长的那个。
第三,时间充裕的情况下,那么需要综合考虑。一旦任务牵扯到别人的等待时间,那么用小事优先原则,耗时越短的任务越是优先完成。
假设有两个人在办公室门口等着跟你谈话,一个人要谈3分钟,另一个人要谈10分钟。
如果先谈3分钟这个,那两人总用时16分钟,第一个人3分钟谈完了,第二个等了3分钟,接下来他谈10分钟。如果先谈10分钟,那么按以上算法总时间就变成了23分钟。后者明显更耗时。
此外,还要评估任务的密度。任务的密度等于重要程度除以完成时间。按照任务的密度从高到低去做事,如此能有效减少我们的心理负担。
从数学角度出发意味着先考虑简单情况,再针对复杂的情况进行调整。
现实中,任务列表里既有轻重又有缓急的区别,也要考虑不同任务的截止日期和重要程度。
那怎么办?
答:没有现成的方法。针对具体任务列表,我们要采取不同的排序法,那么这种情况其实也是没有标准答案的。人的价值就体现在这里。
时间管理比我们想得要复杂很多,解决方案各异,也不存在放置四海皆准的好办法。